Проектът е публикуван в електронен вид за обществено обсъждане и е на разположение на всички заинтересовани лица.
Мотиви
След изготвен функционален анализ на администрацията на Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация“ и във връзка идентифицирани потребности от оптимизация на работният процес в общата и специализирана администрация с проекта на постановление се предлагат следните изменения и допълнения в УПИААА:
С § 1, т. 1-4 от проекта относно чл. 16, ал. 1-4 се предлага преструктуриране на общата администрация, като броят на дирекциите се редуцира от четири на две – дирекция „Административно-правно обслужване и финансово-стопански дейности“ и дирекция „Човешки ресурси“.
Предложената промяна в общата администрация ще се постигне чрез обединяването на три дирекции (дирекция „Правна и обществени поръчки“, дирекция „Административно и информационно обслужване“ и дирекция „Финансово-счетоводно обслужване и управление на собствеността“) в една дирекция – „Административно-правно обслужване и финансово-стопански дейности“ с обща численост 40 щатни бройки.
Обединяването на структурните звена от общата администрация е с цел оптимизиране на дейностите, които се изпълняват от тях. В резултат на промяната ще бъде намален броят на дирекциите в общата администрация на Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация“, като се събере изпълнението на функционално свързани дейности в рамките на един процес в една административна структура. Предложението за тази промяна е продиктувано от обстоятелството, че функциите на трите дирекции са обединени в един общ процес по управление на собствеността и възлагането на дейности за доставка на стоки, услуги и строителство по реда на Закона за обществените поръчки, правното и финансовото им обезпечаване, както и реализирането на по-добър обмен на данни помежду им и с другите структурни звена на агенцията. В рамките на една дирекция ще бъде осъществено оптимизиране на процеси и реализирането на по-добър обмен на данни и с другите структурни звена на агенцията, подобряване на резултатността и същевременно подобряване на разпределението на работата и натоварването на служителите от новата структурна единица.
Административните звена, които имат хоризонтални функции – финансови, правни и обслужващи, са ключови за нормалното функциониране на всяка институция. За да бъдат максимално ефективни, тези звена трябва да работят в тясна координация, с ясно разпределени отговорности и без излишни дублирания на дейности. Понастоящем дирекция „Финансово-счетоводно обслужване и управление на собствеността“, дирекция „Правна и обществени поръчки“ и дирекция „Административно и информационно обслужване“ изпълняват важни, но взаимосвързани задачи. Независимото им функциониране води до удължени съгласувателни процедури и затруднена координация при реализиране на общи политики. Именно затова обединяването им в една дирекция е стратегическо решение за повишаване на ефективността, прозрачността и бързината на управленските процеси.
Отделните структурни звена функционират с относително малки екипи, които често дублират усилия по административни, правни и финансово-счетоводни въпроси. Част от ръководителите и служителите от трите дирекции участват в общи вътрешни групи и комисии (напр. при провеждане на търгове, договори, контрол на разходи), което отново показва потенциал за обединение на функции. Настоящата структура затруднява ефективното изпълнение на процесите, води до удължени срокове на обработка документооборота и понижава капацитета за вземане на бързи и координирани управленски решения.
Дейностите, свързани с обработката на информация, поддръжката на електронни системи, правното обслужване и финансовото планиране са административно свързани, но разпределени в различни дирекции, което води до увеличаване на вътрешните административни разходи (време, ресурси, комуникация).
Предложеното обединяване на трите дирекции е необходима и навременна стъпка в посока към по-ефективна, прозрачна и модерна администрация. Това решение ще допринесе за оптимално използване на ресурсите, за съкращаване на времето за вземане на решения и за по-добра координация на дейностите. Обединяването ще позволи намаляване на броя управленски нива, като новосъздадената дирекция ще има един ръководител и организатор по отношение на финансово-правните и административните въпроси. Това ще доведе до по-бързо вземане на решения, избягване на противоречиви указания от различни дирекции, намаляване на дублиращите се дейности и по-рационално използване на ресурсите. Единната структура ще съкрати времето за съгласуване и ще повиши качеството на изготвяните документи и решения. Чрез съвместно планиране и вътрешно преразпределение на задачи ще се разпредели равномерно натовареността на служителите в съответствие с техния капацитет и компетентности. Това ще доведе до по-рационално използване на бюджета за персонал и по-голяма гъвкавост при изпълнение на дейностите, както и изграждането на силна и гъвкава дирекция, която ще осигурява комплексна подкрепа на институцията и ще повиши доверието към нейната дейност. Също така едно структурно звено ще улесни процеса на вътрешен контрол, тъй като ще има обща отчетност и един отговорник. Когато служителите работят в интегрирана среда, те развиват по-широка визия, усъвършенстват уменията си и натрупват по-богат професионален опит. Това ще повиши мотивацията, ще създаде по-добър климат на сътрудничество и ще насърчи иновациите. Създаването на една обща дирекция ще може да предложи повече възможности за развитие и обучение, което ще повиши институционалният капацитет.
С обединяването на три дирекции в една ще се оптимизира организацията на работа, качеството и времето при изпълнение на поставените задачи, както и отчетността и контрола върху дейността им. Оптимизирането на организацията на дейността на агенцията, ще конкретизира отговорностите, което несъмнено ще повиши и доверието на гражданите в държавните институции и тяхната дейност.Финансовите решения са неразривно свързани с правните изисквания и с административното обслужване. Например:
при изготвяне на договори е необходима съгласуваност между финансисти и юристи;
при провеждане на обществени поръчки се изисква взаимодействие между административния екип, правния отдел и финансовите експерти;
при изпълнение на бюджетни процедури често възникват правни въпроси и необходимост от административна подкрепа.
Очакваните резултати от сливането на трите дирекции от общата администрация са повишаване на ефективността на управлението, а именно по-кратки срокове за подготовка и одобряване на документи, решения и процедури, както и по-добра комуникация на ръководството и основните звена – чрез предоставяне на комплексна и навременна подкрепа. При така предложената структура ще бъде оптимизиран експертния капацитет – чрез премахване на дублиращи се функции и оптимизация на персонала и по този начин ще се подобри качеството на правната и финансова експертиза – чрез обединяване на знания и опит в една структура.
С § 2 относно чл. 17, § 3 относно чл. 19 и § 4 относно чл. 19а се предвижда специализираната администрация да е организирана в три дирекции (дирекция „Автомобилни превози“, дирекция „Международна дейност и разрешителни“, дирекция „Пътни превозни средства и водачи“), една главна дирекция, в структурата на която се включват и 27 областни отдела „Автомобилна администрация“ – по един отдел във всеки областен град на страната с териториална компетентност на територията на областта с административен център съответният областен град. В тази връзка се предвижда сливането на функциите на дирекция „Пътни превозни средства“ и дирекция „Водачи на моторни превозни средства“ в една дирекция – „Пътни превозни средства и водачи“.
С обособяването на една дирекция ще се постигне оптимизация на дейности чрез преразпределяне на функции в рамките на дирекцията, като това ще позволи по-ефективно разпределяне на отговорностите между служителите и ще доведе до по-бързи и видими резултати в работата във всички направления. Ще бъдат създадени съответните организационни условия и контролна среда за осъществяване на приоритетни дейности, като ще се постигне по-добра ефикасност и ефективност във функционирането на администрацията на агенцията. В рамките на една дирекция ще бъде осъществено оптимизиране на процеси и реализирането на по-добър обмен на данни както в рамките на новосформираната административна структура, така и с другите структурни звена на агенцията, подобряване на резултатността и същевременно подобряване на разпределение на работата и натоварването на служителите от новата структурна единица.
Обединяването на специализираните дирекции „Пътни превозни средства“ и „Водачи на моторни превозни средства“ не следва да бъде разглеждано единствено като структурна промяна. То е преди всичко стратегически избор, който изразява стремеж към модернизация на управлението и утвърждаване на принципите на добра администрация.
Същевременно в числеността на дирекция „Пътни превозни средства“ и дирекция „Водачи на моторни превозни средства“ има служители, които биха допринесли за постигане на по-добра ефективност на работните процеси. Ще може да се използва капацитета на служителите при провеждане на изпитите за ръководител на транспортна дейност, които се провеждат на четири сесии годишно на всеки три месеца и на всяка сесия се явяват около 500 кандидати. Сливането на двете дирекции ще оптимизира методическото ръководство на областните отдели „Автомобилна администрация“ и респективно ръководството на контролната дейност, осъществявана от тях. Обединяването на двете звена в една дирекция ще даде възможност за по-добро администриране на процеса по планиране, провеждане и възлагане на задачите и ще осигури засилен контрол на всички нива в него.
Разпокъсаното управление на информация за превозни средства и водачи изисква отделни документообороти, системи и процедурни действия, води до забавяния и в някои случаи дублиране на дейности. Например, за изпитите за АДР водачи и консултанти, издадени свидетелства за водачи на МПС за превоз на опасни товари и удостоверения за консултанти по безопасността, отговорната дирекция е „Водачи на моторни превозни средства“, а за регистъра на фирмите, превозващи опасни товари, което е неразривно свързано с условието във фирмата да има назначени водач/и и консултант, притежаващи АДР карта/удостоверение, отговорната дирекция е „Пътни превозни средства“. От друга страна, въвеждането на дигитализация във все повече вътрешни процеси и административни услуги, предоставяни от страна на ИААА, налага преосмислянето доколко е ефективно използването на наличния административен капацитет. Настоящата организационна структура не позволява пълноценно използване на капацитета на служителите. Двете структурни звена изпълняват взаимосвързани и дублиращи се функции. При изпълнение на функциите им липсва централизирано административно управление. По този начин се затруднява оперативното управление и синхронизация между административни и оперативни звена.
От управленска гледна точка, обединението на структурните звена ще даде възможност за по-ясно формулиране на приоритетите и за балансиране на ресурсите. Вместо да се планират отделни бюджети и да се разработват паралелни програми, новата структура ще може да създава съгласувани планове, които съчетават техническите и човешките фактори. Това ще позволи по-добро разходване на публичните средства, по-висока ефективност на проектите и по-видими резултати за обществото. С предлаганите промени вместо два отделни ръководни екипа, ще има единно ръководство, което ще обединява стратегическите и оперативните решения. Това ще доведе до по-бързо вземане на решения, по-малък административен апарат и по-ясно разпределение на отговорности и отчетност.
С обединяване на двете дирекции „Пътни превозни средства“ и „Водачи на моторни превозни средства“ ще се постигне единна политика за пътна безопасност, обхващаща както техническите, така и човешките фактори. Ще бъдат съкратени административните процедури и ще се намалят дублиращите дейности, както и ще може да се осъществява по-ефективен контрол върху пунктовете за технически прегледи и върху водачите на МПС чрез единна база данни и координирани проверки. Ще бъде постигната икономия от разходи за управление и администрация. И не на последно място ще бъде постигнато по-добро обслужване на гражданите и бизнеса, чрез обединени информационни услуги и комплексно административно обслужване. Това ще намали административната тежест и ще повиши доверието към администрацията.
С обединяването на две дирекции в една ще се реализира:
Взаимна свързаност на предмета на дейност – техническо състояние на превозните средства и квалификация на водачите;
Подобряване на информационния обмен и аналитичната отчетност;
Повишаване на координацията при контролната дейност;
Създаване на възможност за интегрирано наблюдение на пътната безопасност и управление на риска.
Вместо два отделни ръководни екипа, ще има единно ръководство, което ще обединява стратегическите и оперативните решения. Това ще доведе до по-бързо вземане на решения, по-малък административен апарат и по-ясно разпределение на отговорности и отчетност.
Гражданите и организациите ще получават по-бърза и координирана услуга, когато процедурите по регистрация, предоставяне на административни услуги и обучение се извършват от единна дирекция. Това ще намали бюрократичната тежест и ще повиши доверието към администрацията.
В редица държави от ЕС звената, които отговарят за техническия контрол и водачите на МПС, са интегрирани в единна структура. Това осигурява по-добър обмен на информация, ефективни превантивни програми и намаляване на пътнотранспортните произшествия.
Всички структурни изменения са предвидени в рамките на утвърдената щатна численост на Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация“.
Изпълнението на проекта на акт не води до изменение в целевите стойности на показателите за изпълнение, в т.ч. ключовите индикатори.
Приемането на постановлението не изисква финансови или други средства, необходими за прилагането му и няма да окаже въздействие върху държавния бюджет, което е отразено в приложената финансова обосновка.
Проектът на постановление не въвежда разпоредби от правото на Европейския съюз, поради което не се прилага справка за съответствие с правото на Европейския съюз.
В съответствие с чл. 26, ал. 3 от Закона за нормативните актове проектът на постановление, докладът, частичната предварителна оценка на въздействието, която е съгласувана с дирекция „Модернизация на администрацията“ към Администрацията на Министерския съвет, както и становището на дирекцията, са публикувани на интернет страницата на Министерството на транспорта и съобщенията и на Портала за обществени консултации на Министерския съвет за срок от 30 дни.
Лице за контакт:
Михаела Атанасова – Директор на дирекция „Правна и обществени поръчки“, Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация“,
тел: 02/930-88-29,
Е-mail: m.atanasova@rta.government.bg